Vita Management - Vad är House Management

Vad är House Management?

House Management är en utveckling av traditionell Facility Management med ett strategiskt ansvar för förvaltning av moderna kontor och arbetsplatser.

Vem äger arbetsplatsen?

House Management tar ett ansvar för hela arbetsplatsen. Det innebär också att i viktiga frågor integrera med HR och Office IT för att kunna lösa ett bredare spektrum av frågor, utan att det skall behöva ta fokus från ledningen och verksamheten.

Speciellt i större organisationer med flera kontor krävs en stark lokal förvaltning för att kontinuerligt få ut maximalt värde för den lokala organisationen och alla anställda.

Hur förvaltas arbetsplatsen i förändring?

Idag är vår organisation och därför också vår arbetsplats i ständig förändring. Vi kan inte längre skapa ett kontor och sedan tro att den även fortsättningsvis kommer att vara anpassad till vår verksamhet. För att arbetsplatsen också skall fungera långsiktigt krävs ett strategiskt planerande för "förvaltningsbarhet" och en kontinuerlig anpassning som har ett ben i verksamheten och ett ben i kontors- och fastighetsförvaltningen. Och alltid med verksamhetens och de anställdas långsiktiga behov i fokus.

Hur förvaltas en arbetsplats i ständig förändring?

Organisation
Agilt arbete
Strategi
Mognad
Införande

Organisation

Head of House

Head of House är ansvarig för kontoret/arbetsplatsen. Han eller hon deltar i organisationens strategiska ledningsarbete och leder arbetet i House-management-organisationen.

House Planning and Project

Detta är det det operationella ansvaret för lokalerna. Det är den interna ledningen i en stor House-management-organisation med ansvar för lokalstrategi, anpassningar, förändringar, säkerhetsarbete och shared-service-funktioner

House Services

House Services är den dagliga drifter av fastigheten och kontoret inklusive service som konferensrum och event. Det innefattar både reaktiv hantering av problem, men också proaktivt förbättringsarbete för att aktivt reducera problem och all annan påverkan på medarbetare, arbetsmiljö och trivsel.

House Tools and Infrastructure

Detta är ansvaret för infrastruktur och teknisk support på kontoret, tex Skrivare, AV-teknik, passer- och bokningssystem

House Maintenance

Basfunktioner för kontoret såsom städ, trädgård, ventilation, miljösystem, ljus etc.

Agilt arbete

House Management-organisationens uppgift är att på ett intergrerat sätt arbeta för att ge företaget och dess verksamhet full service. Kärnverksamheten i företaget är House Management-organisationens främsta kund. Fokus på kunden och vikten av att skapa ett mervärde, är de centrala delarna av House Management-organisationens strategi.

En agil organisation är en lättrörlig organisationsform som gör det möjligt att fortlöpande implementera eller förnya olika typer av tjänster.

I den här formen av organsiation arbetar man i tvärfunktionella grupper, i olika former av samarbetsmodeller och lär av varandra. Varje medarbetare har ett individuellt ansvar och det personliga ledarskapet är en ledstjärna. I den agila organisationen är det möjligt att arbeta proaktivt, att möta verksamhetens mål och behov

Strategi

En House Management-organisation utgår från kärnverksamhetens mål och vision. En strategisk agenda preciserar kritiska framgångsfaktorer, nyckeltal och löpande uppdaterade aktiviteter.

En House Management-organisation skapar värde genom att hela tiden kunna stödja organisationens strategiska mål och underlätta i allt förändringsarbete.

Mognad

Skapandet av en House Management-organisation är en mognadsprocess. Fokus ligger på att

öka förmågan till att kunna göra avvägningar på en längre horisont

kunna fatta självständiga beslut om vad som är bäst för arbetsplatsen

kontinuerligt kunna hantera förändringar i behov och anpassa kontor, arbetsplats och arbetssätt därefter. Olika organisationer har olika behov av en agil och dynamisk förvaltning, så det är viktigt att hitta rätt nivå av mognad i denna process för varje specifik organisation.

Införande

Välja Väg:

Hur man implementerar en House Management-organisation beror på ett antal faktorer;

Hur se nuvarande organisationen och arbetssätt ut? Vad finns det att bygga på? Vad saknas?

Vad vill vi uppnå? Vad är målbilden och behoven?

Hur kan vi ta oss dit? På vilket sätt vill vi eller behöver vi ändra på hur vi arbetar?

Genomlysning

Genomlysningen av organisationen syftar till att hitta bäst väg framåt. En viktig komponent är att enas om målbild och angreppsätt för att maximera värdet av projektet. Målet är att vi skall vara överens om de insatser som krävs.

Införande

För införandet får ni hjälp och stöd för att bygga och utveckla processer enligt den gemensamma planen. Erfarenhet av liknande organisationer och de utmaningar en House Management-organisation ställs inför är viktiga komponenter för att leda förändringsarbetet. Införande kan antingen ske som ett stort förändringsprojekt för att skapa en ny organisation, eller i form av stöd för små förändringssteg framåt i den befintliga.