Här är presentationen från vårt frukostseminarium 25:e April 2019. Kristina pratade om moderna kontor, moderna arbetssätt och hur de skall förvaltas.
Välkommen
Aldrig tidigare har arbetsplatsen spelat en så viktig roll för att verksamheter ska lyckas vara konkurrenskraftiga.
Bakgrund
Nya moderna kontor byggs men tyvärr är exempel från misslyckade förändringsprojekt av arbetsplatser och arbetssätt många. När vi bygger moderna kontor glömmer vi bort att en arbetsplats behöver utvecklas och förvaltas i takt med att verksamheten förändras och för det krävs det en förvaltningsorganisation som kan hantera det.
Ofta fungerar samspelet mellan viktiga funktioner som IT, HR och FM dåligt. Arbetslivets utveckling har ingen respekt för silotänk och vi kommer behöva samarbeta mer över gränser både internt och externt för att skapa en hållbar arbetsplats som klarar snabba förändringar.
Arbetsplatsens utveckling
Förflyttningar och förändringar inom kontoret har skett vilket vi kanske inte har sett i vår direkta närhet. Vi har gått från individbaserade kontorslösningar som cell- och modulkontoren från 80 talet till idag då vi har en större palett av olika typer av lösningar som aktivitetsbaserat kontor, co-working, Flexkontor mfl.
Utvecklingen av kontorslösningar kommer av en efterfrågan vilket ger oss en hint om att vi framåt har ett större behov av skräddarsydda lösningar. Men nya kontorslösningar ställer nya krav på förvaltningen.
Omvärld - det stormar
Det vi vet är att förändringstakten aldrig kommer vara så långsam som den är idag. Den kommer bara gå snabbare och vi har ingen aning om vad som i framtiden kommer att påverka oss i en snabbföränderlig och en alltmer komplexare kontext. Affärsmodeller förändras i snabb takt och jakten på talanger är omfattande. I princip alla verksamheter lever idag under en digital stress. Många upplever att man ligger långt efter i den digitala utvecklingen och kämpar för att inte bli omsprungna. Det här gäller inte bara på en lokal nivå utan också i ett globalt perspektiv. Det finns också en oro för att en lågkonjunktur ligger runt hörnet som kommer att påverka oss på ett eller annat sätt. Förväntan på oss som organisation har ökat i frågor som att hantera stress och att möjliggöra arbete från flera olika håll..
Hur gör vi då för att möta en snabbföränderlig värld?
Frågan berör alla och nästan alla företag idag säger att det viktigaste de har att göra är att utveckla den egna organisation och ledarskapet för att snabbt kunna anpassa sig, det vi kallar agilt arbetssätt.
Att ha insikt är bra men vill vi verkligen vara med på marknaden behöver vi lyfta blicken och ta nästa steg och agera. Det gäller inte bara verksamheten utan även för stödfunktioner, som tex kontoret.
En modern arbetsplats
Låt oss titta på en modell över hur vi behöver anpassa oss. Först har vi en omvärld i ständig förändring.
För att kunna möta den så behöver en verksamhet idag kunna anpassa sig och förändra sig med omvärlden. Det är därför vi pratar om Agila organisationer.
För att inte kontoret skall vara en bromskloss i processen måste kontoret hela tiden anpassas efter verksamheten, tex behov som antal arbetsplatser eller när arbetssätt förändras.
Det kan vara lite missvisande att säga att kontoret är agilt, kontoret är i bästa fall anpassningsbart men det kommer ju inte att anpassa sig av sig självt. För att kontoret ska kunna följa verksamhetens behov krävs en strategisk och agil förvaltning som aktivt anpassar kontoret när verksamheten förändras.
Den här bilden är enkel; Förutom vikten av att kunna anpassa oss illustrerar den också mot vad och vem vi ska anpassa oss. Men det går också att utläsa en sak till. Det räcker inte att bara vara agil och anpassningsbar. För att förvaltningen inte skall komma ohjälpligt efter krävs också en strategisk komponent där planeringen av arbetsplatsen är en del av den strategiska planeringen för hela verksamheten framåt.
Vad är en strategisk och agil förvaltning
Vi kallar det House Management. Ledsen för att vi för in ett nytt begrepp men Facility Management har varit ett luddigt begrepp i många år och det är inte riktigt tydligt i vad det faktiskt avser. Vi vill också göra skillnad på den organisation som tex förvaltar en industrifastighet och den som ska förvalta ett kontor. Vi behövde helt enkelt ett nytt namn på en ny modern förvaltning.
Begreppen House Management och "Head-of-House" som vi har plockat är gammalt och kommer från England. Det refererar till den organisation som tog hand familjer som bodde på större herrgårdar och slott. (Vi har kanske sett det i olika gamla kostymdraman...) I deras ansvar låg att sköta och underhålla fastigheten, trädgården, bilen men också att ta hand om barnen, ta hundarna på rastning, laga maten och hålla koll på ekonomi och herrskapets bokningar.
Deras uppgift vara att få hemmet att fungera. Människorna och familjen stod i centrum och dom jobbade med att löpande anpassa allt efter deras behov. Vi kan likna familjen med en verksamhet. De arbetade strategisk och agilt för att förutse behoven.
House Management
Om man tar ett avstamp i en klassisk "Facility Management"-funktion stärker vi upp den i två dimensioner för att möta upp den omvärld vi nu lever i.
Vem äger arbetsplatsen?
Ur ett strategiskt perspektiv är den viktigaste frågan kanske också den största utmaningen för att skapa en framgångsrik organisation - Någon måste ta fullt ägandeskap av arbetsplatsen. Det finns många House Management frågor som överlappar IT, HR. Tex arbetsmiljö, mötesrums-teknik, arbetsstation.
För att löpande utveckla och snabbt kunna ställa om krävs ett nära samarbete mellan funktionerna. Jag har stor respekt för att frågan är mycket komplex men jag uppmanar alla organisationer att skapa en ägare av arbetsplatsen. En naturlig fråga är givetvis; VEM?
Svaret är att ansvaret bör ligga på den som kan ta ett helhetsansvar för hela House Management.
I den här presentationen definierar jag House Management som en utveckling av Facility Management. Problemet här är konceptet att ta ett helhetsansvar. House Management innefattar hela Facility Management med bara en mindre överlappning mot HR och IT. Det innefattar inte hela HR-ansvaret (tex arbetsrätt, kompetensutveckling, etc.)
Viktigast är att målet är ett HELHETSANSVAR!
Men låt oss ta ett exempel på helhetsansvar:
Säg att vi byggt ett gym...
Ett halvår efter bygget upplever man att gymmet inte används.
Vem ansvarar för nyttjandet av gymmet?
Ett fragmenterat "silo"-ansvar kan nu skapa problem:
I exemplet kan vi identifiera många utmaningar men på en övergripande nivå så tar ingen ett övergripande ansvar för gymmet och resultatet blir att alla pekar på varandra. Det kan bli många sådana här frågor på en arbetsplats om ingen tar ett helhetsansvar, det skapar onödiga friktioner och en hel del waste.
Om gymmet är en "House Management"- fråga. Så tar man ansvar för hela tjänsten och det innefattar:
House Management ser sig som ett bolag
Nästan alla förvaltningsorganisationer pratar idag om vikten av att se verksamheten och de anställa man jobbar mot som kunder. Här är det dock viktigt att förstå vem som verkligen är kunden.
Så här kan man se det. Verksamheten är kunden och de anställda är kundens resurser. Verksamheten behöver hjälp med att säkerställa dess resurser. En dimension till som kan ha en påverkan är kundens kunder, vilka kan vara mycket viktig att ha kunskap om men det är aldrig dom som är kunden till förvaltningsorganisationen.
En House Management organisation ser sig som en tjänsteleverantör och presentar sina tjänster för att kunden ska vilja köpa dom. Det innebär att tjänsterna är paketerade och prissatta, att dom mäts och kontinuerligt utvärderas och utvecklas. Man tar med andra ord ett ansvar för utveckling av tjänsterna och agerar som en affärspartner. På så sätt tar man ansvar för hela leveransen av arbetsplatsen.
House Management organisation
Bilden visar på ett exempel på en House Management organisation, man ser hur tjänsterna paketeras och på vilka abstraktionsnivåer.
En tjänst kan skära över flera olika nivåer. Vi kan ta tjänsten Säkerhet-Skalskydd som ett exempel. På en base nivå har vi - lås, på tools - larmsystem, på service - väktare, på projektnivå -inköp och upphandling samt på management - riskanalys.
Så vad är då poängen?
Det som blir väldigt tydligt i organisationer där man saknar de två översta nivåerna är att man tappar en strategisk förmåga och för verksamheten en viktig resurs. Resultatet blir att frågor som inte borde komma upp på ledningsnivå tenderar att göra det och frågor som ledningen skulle vilja ha hjälp med saknar motpart. Den översta nivån blir extra viktig i det fall man har valt att outsourca funktioner längre ner i pyramiden.
Vad betyder Agilt?
Att vara Agil betyder att vara flexibel och anpassningsbar. Det behövs för att vi ska kunna möta verksamhetens behov och vara snabbrörliga
Nytt ledningssätt
Idag leder och styr vi ibland våra organisationer som om vi lever i en statisk omvärld. Vi ser ett mål och sätter upp en långsiktig plan och följer den och så tänker vi oss att det ska fungera.
Men verkligheten ser inte ut så, den liknar mest nästa bild.
När vi egentligen inte har en aning om vad som kommer att påverka oss i en snabbföränderlig och alltmer komplex kontext är det viktigare att kunna tänka om än att göra långsiktiga planer. Det viktiga är att vi har en förmåga att ändra riktning. För om jag hela tiden behöver göra en ny plan är långsiktigheten i arbetet vi gjort tidigare ”Waste”. Vi behöver kunna vara anpassningsbara till föränderligheten. Och det kräver nya sätt att leda våra organisationer. För att kunna styra om snabbt måste beslut om att ändra kurs kunna fattas på alla nivåer i organisationen.
Varför Agilt arbetssätt?
Marknaden förändras snabbare än tidigare så vi behöver kunna lägga om kursen och fokusera resurser och för att bibehålla konkurrenskraft. Vi behöver hela tiden förnya oss och ledningens förmåga att fatta och kommunicera beslut blir allt viktigare.
Hur gör vi då för att ....?
Agila Verktyg
Några av de grundläggande verktygen i en House Management organisation är
Vid tavlan samlas teamen varje dag för en 15 minuter uppföljning och genomgång av det dagliga arbetet. Här visualiseras allt som pågår och vad som kanske inte görs. Det blir tydligt när någon fråga inte löses eller frågor som behöver tas vidare. Teamet tar ansvar för allt arbete som pågår. Tavlan bidrar med ett konstant flöde av uppgifter. Allt som pågår blir synligt och alla i teamet blir sedda och hörda och kan snabbt få hjälp om man fastnar i eller med någon arbetsuppgift.
Aktivitetsplanen är där vi följer upp våra aktiviteter för att nå våra mål och vilka förbättrings aktiviteter vi kontinuerligt behöver jobba med. Återkommande aktiviteter tex budget eller pu-samtal ska också finnas med. Planen uppdateras flera gånger per år.
Den strategiska agendan, Metoden jag har använt mig av är en Hoshin Kanari vilket är japanska och betyder den gyllene kompassen. Här beskriver vi våra mål och visioner, kritiska framgångsfaktorer, KPIer, dvs vilka viktiga processer ska vi mäta för att nå uppsatta mål. Vi beskriver också vilka aktiviteter som behövs. Alla inom House Management-organisationen är involverade i framtagande av den Strategiska Agendan, respektive team beskriver vilka aktiviteter de behöver göra för att nå uppsatta mål. Den Strategiska agendan hjälper oss att förtydliga våra strategiska mål och visioner genom hela organisationen. En mycket bra regel är att denna ska få plats på en A3 där all text är läsbar.
Agil Mognad
Bara för att vi jobbar enligt agila metoder betyder inte det att vi är Agila Agilt är en kultur och mindset. Det finns inga färdiga recept för hur man jobbar agilt i sin organisation. Jag pratade blandannat om olika Agila verktyg (som tavlan och Hoshin-plan) och dessa kan vi införa utifrån. För att vara agila behöver vi anamma agila principer och värden vilket är en strukturell och kulturell förändring djupt i organisationen. Det ultimata målet är att nå ett agilt tankesätt - vilket tar tid. Det här ger oss också möjlighet att skapa lärande organisationer.
Hur gör vi??
Det är ju inte så att en verksamhet blir agil över en natt, det tar tid att bygga den kulturen.
Jag skulle säga att börja med tavlan och den strategiska agendan(hoshin-planen) och var överens om på ledningsnivå att välkomna kulturen och ge den utrymme. Det är en bra start
Agil Förvaltning
Att genomföra en transformation av en förvaltningsorganisation till en agil förvaltning tar tid. En viktig förutsättning är att förvaltningen har mandat så att man kan ta ett ansvar för att saker ska fungera.
Så varför ska vi göra det och vad betyder det för verksamheten?
Man får en organisation som är involverad i att nå företagets mål och någon som tar ansvarar för att lösa förvaltningsfrågor. En organisation som arbetar proaktiv i att lösa utmaningar och som kan hantera förändringar.
Agil Decentralisering
I stora organisationer med flera kontor har vi sett en centraliseringstrend de senaste åren. Fokus för förvaltningen har varit att hitta effektivitetsvinster. När fokus flyttar från kostnadsbesparing till värdefokus kan det vara en god ide att se över andra alternativ och låta respektive kontor äga fler frågor.
Den lokala förvaltningen har bättre kompetens i flera frågor som tex vilket läge är att föredra för verksamheten, till vilken kaffesort och vilket städ- eller vaktbolag som fungerar bäst på orten. En kanske bättre och effektivare lösning är om den centrala förvaltningen stöttar och hjälper till när och där det behövs.
Sammanfattning
De tre viktigaste take-away från denna presentation är: