Våra Tjänster

Dag1-Organisation

Introduktion Dag1-Organisation

Vi hjälper er att säkerställa att allt kommer på plats som det är tänkt i nya kontoret eller i lokalen efter en stor omställning.

Mottagare

Den kanske viktigaste rollen i ett projekt som detta är mottagaren.

För att kunna vara en bra mottagare krävs insikt i verksamhetens behov och arbetssätt men också inblick i de kort- och långsiktiga aspekter, som de beslut som fattas i bygg och gestaltning. Vi bidrar med lång erfarenhet av förvaltningsbarhet och i samarbete med er organisation, kommer vi tillsammans säkerhetställa ett lyckat resultat för verksamheten.

img
Förberedelse:

Säkerställa att allt finns på plats och att inflyttning sker utan överraskningar och med minimal påverkan på verksamheten.

Inflyttningsdag:

Vi hjälper till med välkomstpersonal och avlastning på plats första dagen eller dagarna. Fokus är på stöd och information till medarbetarna för att få verksamheten att effektivt starta upp i den nya lokalen och för att minimera påverkan på affären och leverans.

Förvaltning

Efter ett lokalprojekts genomförande är det av yttersta vikt att övergången mellan projekt och förvaltning sker så smidigt som möjligt. Här finns chansen att skapa en effektiv House Management-organisation för att maximera värdet i den stora investeringen genom att säkra den långsiktiga förvaltningen av arbetsplatsen.

Våra tjänster

Vem behöver detta?

  • Stora flyttprojekt med stora förändringar i lokaler och processer, tex samlokalisering
  • Organisationer som saknar erfarenhet av flyttar och nya lokaler


När kommer Vita in?

Förberedandet för dag1-organisationen skall göras så tidigt som möjligt i lokalprojektet.


Framgångsfaktorer

  • Riskreducering för verksamhetsavbrott
  • Avlastning för projektorganisationen
  • Stabil övergång från projekt till förvaltning

  • Förberedande
  • Inflytt
Förberedande

Målet är att planera för att undvika störningar under och efter själva inflytten.

Förberedande

Checklistor

Startpunkten för att förbereda en dag1-organisation är att sammanställa frågeställningar för projektet och att göra en enkel riskanalys och identifiera de utmaningar som just er organisation kommer att stå inför i era nya lokalen.

Vita Management kommer in som oberroende resurs och erfarenhet. Med färdiga checklistor kan vi snabbt göra en analys.

Säkra Inflytten

Under projektet är det viktigt att vara på plats i både den gamla och nya lokalen för att kunna jobba med alla de frågeställningar som uppstår vid inflytt.

Vi jobbar tillsammans med flyttorganisationen fokuserar på internkommunikationen och förväntansbilderna från de anställda. Dag1-projektet fokuserar också på att överföra vad som behövs till den nya kontoret, tex mappning av konferensrumsbokningar etc.

Inflytt

Målet är att planera för att undvika störningar under och efter själva inflytten.

Inflytt

Dag-1

Dag ett är inflytt. Under denna dag finns behov av hjälp på plats. Det kan vara allt från att visa vägen, hantera passerkort och se till att arbetet kommer på plats. Stort fokus är givetvis på internkommunikation för att underlätta övergången.

"Välkommen till nya kontoret- intrycket" kan vara exepelvis vara ballonger och färskt lyxigt kaffe vid entrén. .

Vecka 1

När alla medarbetare är på plats börjar det stora arbetet. Ny processer måste startas igång och befintliga processer skall förändras. Hur väl vi än planerar kommer det i ett stort lokalprojekt ske oförutsedda saker i detta läge. För att säkerställa att verksamheten är förberedd är det viktigt att ha en agil organisation som kan hantera avvikelser som dyker upp.

Målet är att så fort som möjligt få processerna på plats i den nya förvaltningsorganisationen och låta projektet lämna över ansvaret.

Fortsättning

När en fungerande förvaltningsorganisation är på plats finns två vägar att gå. Antingen utför vi en överlämning av alla de nya processerna tillbaka till den existerande förvaltningsorganisationen. En annan väg är att vi går framåt steg för steg och utvecklar en ny långsiktig förvaltningsorganisation.